• Erleyne Brookman

5 tips om (bijna) nooit meer te laat te komen.

Bijgewerkt: mei 7

Vandaag (5 september) is het internationale te laat kom dag. Ik moest meteen denken aan het liedje van het witte konijn uit ‘Alice in Wonderland’.

Te laat, te laat, je weet wel hoe dat gaat, je haast je suf en toch ben je te laat, te laat, te laat, te laat

Het konijn heeft ontzettende haast en kan Alice niet te woord staan. Ik krijg een beetje de zenuwen van het dier. Zo gehaast, zo weinig oog voor de omgeving, dat kan nooit leuk zijn.

Eigenlijk heb ik een enorme hekel aan te laat-komers. Als te laat-komer is jouw tijd blijkbaar belangrijk als mijn tijd. En te laat komen lijkt ook alleen te gebeuren bij mensen die toch al zo gestresst zijn. Dat is niet alleen mijn observatie trouwens. Wetenschappelijk onderzoek bewijst mijn waarnemingen. Het grappige is dat die stress precies de reden is dat de internationale te laat kom dag bestaat. De bedenker daagt mensen uit om eens met meer rust door de dag te gaan. Zich minder druk te maken om afspraken en meer te genieten. Daar sta ik helemaal achter. Ik denk alleen dat het je ook lukt zonder te laat te komen. Daarom mijn 5 tips tegen te laat komen.


1. Plan, plan, plan alsof je een slak bent


Het klinkt echt ontzettend eenvoudig, maar het gebeurt te vaak. Je agenda zit simpelweg te vol. Je hebt de hele dag back-to-back afspraken. Geen tijd om naar het toilet te gaan, te lunchen of gewoon 5 minuten met een collega te kletsen. Minder afspraken inplannen kan. Mijn oplossing: een vergadering van 1 uur kan bijna altijd ook in drie kwartier. Zeker een 1 op 1 gesprek steek ik op die manier in. In het kwartiertje dat over is, maak ik aantekeningen. Bereid me voor op het volgende overleg. Loop naar de volgende vergaderkamer of heb ik een paar minuutjes tijd om alle dingen te doen die maar 30 seconden kosten. Maar wel noodzakelijk zijn om de dag door te komen.

Plan je bij de reistijd tussen 2 afspraken 5 minuten speling? Dat is vragen om problemen. Een parkeerplek zoeken, je tas na een lange autorit fatsoeneren, van schoenen wisselen….ik reken er minimaal 30 minuten voor. En op sommige routes dan nog 30 minuten extra als ik file verwacht. Dat betekent dat ik meestal te vroeg kom. Het resultaat: ik heb even de tijd om de omgeving in me op te nemen, ergens een kop thee te drinken of gewoon een stukje te wandelen. Aanrader!

2. Houd de tijd in zicht (letterlijk)


Om tip 1 uit te voeren, is het belangrijk dat je een klok in het zicht hebt. Ik heb graag een klok in mijn werk- of spreekkamer. Zo kan ik de afspraken die ik met mezelf of met mijn gesprekspartners maak over de tijdsverdeling constant controleren. Hoe vaak gebeurt het niet dat je even iets opzoekt en vervolgens een uur later ontdekt dat je helemaal afgeleid aan het scrollen bent. Heel stiekem misschien ook al naar onderwerpen die eigenlijk niks meer met je oorspronkelijke vraag te maken hebben (guilty hier!).

Dat gebeurt ook vaak in vergaderingen. Een agendapunt roept emoties op bij 1 van je collega’s. Iemand anders springt er op in. En een half uur later is iedereen vergeten waar we op de agenda waren en wat we eigenlijk wilden bespreken. Het voelt een beetje als politieagent spelen, maar elkaar op de tijd wijzen zorgt voor effectievere vergaderingen. Kom je er binnen de tijd niet uit? Plan een nieuw overleg! Misschien zijn niet alle deelnemers aan de vergadering daarbij nodig. Dat brengt me meteen op de volgende tip!


3. Je hoeft niet overal bij te zijn.


Een te drukke agenda, een overvolle mailbox, een eindeloze takenlijst…….dan wordt te laat komen bijna vanzelfsprekend. Vraag je eens iets vaker af of je wel overal bij hoeft te zijn. En of je alles wel moet weten. Dit is trouwens mijn grootste valkuil, ik vind alles leuk en wil overal helpen. En dus plan ik mijn dag weer zo vol, dat ik van het ene overleg naar het andere aan het rennen ben. Zonder echt goed voorbereiding en vaak ook zonder dat ik precies weet waarom ik daar ben. Zonde! Als je niet weet waarom je deelneemt aan een vergadering, waarom steek je je tijd er dan in?

Het kan heel lastig zijn om een vergadering af te wijzen. Zeker als een collega die langer bij je bedrijf werkt het overleg organiseert. Of je baas. Toch is het helemaal niet erg om te vragen waarom je bent uitgenodigd. Ik kom er vaak achter dat mensen verwachten dat ik het wel interessant vind. Dat is voor mij geen reden om aan te schuiven, dus bedank ik vriendelijk. En vaak geven ze precies aan wat ze van me verwachten. In dat geval kan ik me veel beter voorbereiden om een overleg. Hetzelfde geldt trouwens voor feestjes, verjaardagen en andere sociale verplichtingen. Geen zin, geen tijd? Gewoon netjes bedanken!


4. Zorg dat je voorbereid bent


Voorbereiden helpt dus tegen te laat komen. Ik hoor het je denken: dat kost me nog meer tijd. Klopt! Het goed voorbereiden van afspraken kost je veel tijd. Aan de andere kant: je weegt veel bewuster af waarom je een afspraak hebt. Wat is het doel van die vergadering? Heb je daar echt een vergadering voor nodig, of kan het ook met een belletje of Skype-call? Wat wil jij bereiken door aanwezig te zijn? In de ideale wereld werk je dat voor iedere afspraak uit. Helaas leef ik ook niet in de ideale wereld en zijn er dagen dat ik van hot naar her loop en op de gang nog de agenda van het volgende overleg voorbereid. Waardoor ik aan het eind van de dag werkelijk niks bereikt heb en ontevreden naar huis ga. Zonde, want misschien waren die overleggen en afspraken wel super-nuttig!

Door afspraken voor te bereiden (ook je werkdag als geheel!) ga je veel bewuster met je tijd om. Doordat je weet wat je wilt bereiken, kijk je ook op een andere manier naar de klok. Je weet of je je doel bereikt hebt. En kan dus zelf besluiten dat het tijd is om het gesprek te beëindigen. Of dat de volgende afspraak veel belangrijker is voor het doel dat je vandaag voor jezelf stelt. En je dus je lieve collega die een praatje komt maken, vraagt of je haar eind van de dag even kan bellen. Door je voor te bereiden ben jij in charge over je tijd en energie.

5. Toch te laat? Bel even!


Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat je toch een keer te laat bent. Omdat de trein niet rijdt, er file is, het ochtendritueel niet helemaal loopt zoals het hoort. Of een collega in huilen uitbarst van de stress van jullie gezamenlijk project. Dat los je eerst op. Echt waar, jengelende kinderen, zieke hond, waterschade in de keuken, het gebeurt ons allemaal wel eens. Als het een uitzondering is, dan neemt niemand het je kwalijk. Er is 1 ding dat je wel kan doen: bellen!

Het is een kwestie van fatsoen. Jij weet dat een ander (of anderen) op je zitten te wachten. Jij zit nog in de auto/trein/andere vergadering. Jij hebt eigenlijk de macht in handen. De ander kan niet anders dan afwachten. Zodra jij laat weten dat je een beetje later bent, geef je de ander de mogelijkheid om weer over haar/zijn eigen tijd te beschikken. Nog even dat laatste belletje doen, mail bijwerken of nog een bak koffie halen. Ineens geef je tijd weg, in plaats van dat je het gijzelt. Appen mag natuurlijk ook. Je weet waarschijnlijk zelf het best wat de ander prettig vindt. Weet je dat niet? Dan is bellen altijd de beste optie. Desnoods naar de receptie van het bedrijf waar je moet zijn.

You need to go slow to go fast. Steve House

En vandaag? Met meer rust in je agenda en bewuster met je tijd omgaan, hoef je niet te laat te komen om van de dag te genieten! Mocht je toch ergens te laat komen? Leer jezelf de goede gewoonte aan om mensen te bedanken dat ze op je wachten. Dat zet alvast een positieve toon!



32 keer bekeken
 
 

©2020 door She Moves Mountains.