• Erleyne Brookman

Blijf je nog even hangen?

Je agenda zit helemaal vol en je bent blij dat deze vergadering op tijd is afgelopen. De voorzitter hield zich aan de agenda, alle besluiten zijn genomen. Er zijn zelfs notulen. Nu snel door naar je volgende afspraak!

Dat klinkt ideaal, maar helaas. Voor veel vrouwen is een werkdag gericht op het afronden van de afspraken en taken die zijn ingepland. En als dat lukt, zijn ze tevreden. Ook als het gaat om vergaderen. Maar hoe effectief is die manier van werken bij vergaderen om jouw doelen te bereiken?

Effectief vergaderen is ingewikkeld

Het lijkt zo simpel, vergaderen. Met elkaar overleggen om besluiten te nemen, acties af te spreken en te analyseren. Om vervolgens uit elkaar te gaan met hetzelfde beeld over de onderwerpen. Toch is dat helemaal niet zo vanzelfsprekend. Probeer het volgende maar eens: na een overlegje met 1 andere persoon schrijven jullie allebei precies op wat de afspraken zijn die jullie maakten. Los van elkaar en zo precies mogelijk. Vergelijk die beschrijvingen vervolgens met elkaar. Je schrikt waarschijnlijk van de verschillen.

Kan je je voorstellen welke interpretatieverschillen ontstaan als je met een groep van 5 of 8 mensen vergadert? Alleen daarom is goed vergaderen al een kunst. En dan heb ik het nog niet eens over de verschillen tussen mannen en vrouwen. 

Mannen en vrouwen vergaderen anders

Het is dus al een hele kunst om effectief te vergaderen. Tel daarbij de verschillen tussen mannen en vrouwen nog eens bij op: dan wordt het helemaal ingewikkeld. Vrouwen zijn in een vergadering gericht op consensus, terwijl mannen meer gericht zijn op resultaat en competitie. In een gemengde vergadering zijn vrouwen tot wel 75% minder aan het woord. En als ze aan het woord zijn, beschouwen veel mannen dat als ergelijk en opdringerig. Zeker als vrouwen hen interrumperen. 

Doordat de insteek en reactie op hun inbreng anders is, zien de deelnemers van vergadering vrouwen als minder invloedrijk. En dat is jammer, want uit hetzelfde onderzoek blijkt ook dat vrouwen juist een ander perspectief inbrengen. 

Hoe zorg je ervoor dat je gehoord wordt?

Je kan er zelf voor zorgen dat jouw inbreng beter gehoord wordt in een vergadering met een meerderheid aan mannen. Dat vraagt wel wat lef. Maar je krijgt er resultaat voor terug. Misschien niet de eerste keer, maar met wat oefening kom je er wel.

1. Zet de situatie naar je hand

Vrouwen hebben meer invloed en voelen zich beter in vergaderingen die gericht zijn op consensus. Daar heb je zelf invloed op. Simpelweg door het te benoemen! Is er een agendapunt waar je graag iets wilt bereiken? Benoem dat het belangrijk is om er samen uit te komen. En leidt het gesprek die kant op. Ontstaat er competitie: blijf het belang van een gezamenlijk besluit benadrukken. 

2. Doe je mond open

Soms moet je gewoon accepteren dat anderen je irritant vinden. Als je verder wil in je loopbaan, ga je niet altijd vrienden maken. Dus ondanks dat je weet dat de deelnemers zich misschien aan je ergeren, laat dat je niet tegenhouden om je mond open te doen. En zorg dat je uitpraat. Wordt je onderbroken? Geef respectvol aan dat je nog meer in te brengen hebt. En de persoon die je onderbreekt zo de kans krijgt. Maar dat jij eerst je verhaal afmaakt. Dat vergt echt wat oefening. Helemaal als je dit gedrag eerder wel van anderen accepteren. Bereid je goed voor, spreek jezelf nog even moed in op het damestoilet. Whatever it takes om je ruimte te claimen.

3. Steek je hand op

Een collega onderbreken in zijn monoloog over de maandcijfers? Lastig, vervelend, waarschijnlijk ontzettend irritant. Een uitgebreide discussie laten stoppen tussen een paar haantjes aan de vergadertafel? Nog lastiger. Een effectief hulpmiddel? Je hand opsteken. Ja letterlijk! Het klinkt heel kinderachtig, maar het werkt. Zeker bij collega’s onderling of als je al een beetje krediet hebt opgebouwd: gewoon doen. Veel mensen hebben zelf niet door hoe lang ze aan het woord zijn. En laten zich moeilijk onderbreken. Door iets zichtbaars te veranderen, raken ze even uit balans. Zo kan jij het woord pakken. Betekent je hand opsteken toestemming vragen om te spreken? Misschien. Als je je prettiger voelt bij een ander gebaar, vooral doen. Het gaat erom dat je duidelijk zichtbaar iets verandert om de ander uit zijn concentratie te halen.

Blijf voor de vergadering na de vergadering

Dan ben je aan het woord geweest, jullie hebben consensus bereikt en alle regels van effectief vergaderen nageleefd. Vergeet dan niet 1 belangrijke stap: mannen houden regelmatig een vergadering na de vergadering. Daar vallen besluiten die eigenlijk in de vergadering horen. Of over de uitwerking van wat jullie net besproken hebben. Dus terwijl je richting je bureau beweegt of aansluit bij je volgende overleg, gebeurt er nog van alles in de nasleep. Geloof me, daar wil je bij zijn. Een reden om je schema niet te vol te proppen. Blijf gewoon eens even 5 – 10 minuutjes hangen. Zodat je ook betrokken bent bij de vergadering na de vergadering. Een kleine moeite om je bereikte resultaten nog een beetje kracht bij te zetten.

14 keer bekeken
 
 

©2020 door She Moves Mountains.