• Erleyne Brookman

Nog even volhouden: 3 tips voor thuiswerken

Nu het er niet naar uitziet dat de regering snel het advies van thuiswerken opheft, kunnen we ons er maar beter aan overgeven. Voorlopig werken en leven we op dezelfde plek. Al onze teams werken virtueel en de saamhorigheid bouwen we niet meer op bij het koffieapparaat of de vrijdagmiddagborrel in de bedrijfskantine. Tijd om de beste tips te delen om deze periode zo goed mogelijk door te komen. Dus: nog even volhouden, hier zijn mijn 3 tips voor thuiswerken!


1. Werk vanuit een systeem

Als je net zoals ik regelmatig 'lijstjesmeisje' wordt genoemd, dan heb je hier geen enkel probleem mee. Maar ik weet inmiddels uit ervaring: werken met een doordacht systeem doet een minderheid van ons. Niet zo gek, want hoewel je op je opleiding nog wel geleerd hebt hoe je moet studeren, besteden opleidingen en werkgevers over het algemeen weinig tijd om je te leren hoe je moet werken. Wel op het niveau van de uitvoerende taken die je hebt, maar meestal weinig over effectief je werkdag indelen, vergaderen, omgaan met de overload aan informatie....en zullen we het ook even over je mailbox hebben?





Als je vanuit huis werkt, is het lastiger om overzicht te houden en prioriteiten te scheppen. Je hebt minder contact met je werkomgeving. Of het nu je leidinggevende of je team is; je krijgt veel minder informeel mee waar iedereen mee bezig is en wat belangrijk is voor je bedrijf, team of project. Om die informatie in beeld te krijgen en je werk er ook naar in te delen, heb je dus een systeem nodig.


Welk systeem maakt niet eens zo veel uit. Er is zoveel uitgedacht! Of het nu Getting things done, Scrum of Twelve Waves is: elk systeem werkt als je de discipline hebt om het vol te houden én het past binnen de organisatie waar je werkt. Mijn pro-tip: gooi niet meteen je hele manier van werken overhoop. Introduceer beetje bij beetje elementen en begin met het stuk waar je de meeste stress ervaart. Zo ontwikkel je langzaam nieuwe routines die je helpen het vol te houden. En routines zijn belangrijk!


2. Bouw aan je dagelijkse routines

Heb je soms het gevoel dat je in de film Ground Hog Day speelt? Elke dag is het zelfde, als je niet oppast is elk uur hetzelfde, omdat je toch op je vrije dag je mailbox induikt. Of de telefoon aanneemt als een collega belt. Net als op kantoor geldt dat je bij het thuiswerken ook veel hebt aan routines. Hoe organiseerde je je dagindeling toen je op kantoor zat? Liet je je koffierondje afhangen van wanneer jullie een vergadering hadden? Kwam er altijd een bepaalde collega je halen om te gaan lunchen? Loop eens voor jezelf na welke routines op kantoor heel vanzelfsprekend waren. Vaak zijn dat de dingen die je helemaal niet uitspreekt. Je weet niet beter dan dat ze er zijn.


En nu is die vanzelfsprekendheid weggevallen. Daar kan je om treuren en dat mag natuurlijk ook. Maar belangrijker is om actief zelf aan nieuwe routines te bouwen. Welke dat zijn, hangt natuurlijk van jouw eigen voorkeuren af. Ik heb de volgende zaken ingebouwd om elke dag fris te beginnen en door te komen:

  • ik start elke ochtend met een half uur dag-start. Dan breng ik mijn belangrijkste doelen van de dag in beeld, loop mijn agenda en inboxen door en schrijf in mijn journal de belangrijkste uitdagingen en zaken die ik niet moet vergeten.

  • tijdens online meetings staat mijn telefoon op stil of zelfs vliegtuigstand. In ieder geval buiten mijn gezichtsveld. Op kantoor liet ik mijn telefoon in mijn tas/kluisje als ik in vergadering was, zodat ik niet afgeleid werd. Nu doe ik dat ook, alleen op een andere manier. Ik reserveer tijd op de dag om gemiste telefoontjes te beantwoorden.

  • van 12 tot 1 uur ben ik niet bereikbaar. Ik lunch dan uitgebreid, soms met mijn gezin. Evalueer of ik de doelen van de ochtend gehaald heb, werk aantekeningen uit, verwerk acties uit overleg. En soms doe ik lekker een kwartiertje helemaal niks.

  • ik sluit de dag af met een half uur aantekeningen verwerken, mijn mail opruimen, acties uitzetten en afsluiten, mijn agenda van de volgende dag doorlopen en in mijn journal schrijven wat goed is gegaan en waar ik aan wil werken.




Dat betekent dat ik dus minimaal een uur per dag met plannen en reflectie bezig ben. Dat is 12,5% van mijn tijd (al moet ik eerlijk bekennen dat ik wel eens meer dan 8 uur per dag maak). Je vraagt je misschien af waar ik die tijd vandaan haal. Ik kan je vertellen: juist door plannen en reflectie onderdeel te maken van mijn dag, bespaar ik ontzettend veel tijd met zoeken naar informatie, dubben over wat ik als eerste ga oppakken of mensen onnodig lastigvallen omdat afspraken niet duidelijk zijn. Routine geeft bovendien rust en werkt stressverlagend. Ook hier geldt: zet niet meteen je hele dag op zijn kop, begin rustig met elementen opnemen waar je je prettiger door gaat voelen.


3. Zoek (samen) de natuur op

Mijn laatste tip is de tip die ik altijd aan iedereen geef. En waarvan ik weet dat het vanuit mijn perspectief veel vanzelfsprekender is dan voor vele anderen. Maar ga alsjeblieft regelmatig naar buiten! Als je net als ik een functie hebt waar je altijd veel voor op pad bent, dan vraagt lange tijd werken vanachter je bureau op dezelfde plek extra aanpassingsvermogen. Natuurlijk heb je nog steeds veel afspraken, maar de energie van elke keer in een andere omgeving zijn, die mis je.


Dus adviseer ik je om een gedeelte van je werkdag buiten te plannen. 'Huh', hoor ik je denken, 'hoe dan?' Het kan simpeler dan je denkt! We zijn inmiddels zo gewend geraakt aan videobellen, dat we niks anders meer doen. Maar voor we video-belden, gebruikten we gewoon de telefoon. Het lijkt wel of we dat soms vergeten zijn. Elke dag kies ik een afspraak uit die ik bellend doe. Of ik verzamel een aantal mensen, projecten of issues die ik via de telefoon benader.





En dan is het simpel: stap je deur uit, neem je koptelefoontjes mee en begin met bellen. Ondertussen loop ik door de bossen achter mijn huis. Ik besef me maar al te goed wat voor enorme luxe dat is. Maar zolang we niet in totale lockdown zitten, is er voor jou vast ook wel een plek waar je naar toe kan wandelen. Een laan met mooie bomen, een stadspark of een klein stukje natuur ergens in de omgeving. Wees creatief en probeer nieuwe plekken te ontdekken. Je hebt er nu toch alle tijd voor. Pro-tip: bij een 1-op-1 is het extra leuk als de ander tijdens het gesprek ook buiten loopt. Niet als je strakke werkafspraken moet maken misschien, maar wel om eens een ander gesprek te hebben.


Ook als we weer naar kantoor gaan

Misschien kijk je er enorm naar uit om weer naar je vertrouwde kantoor te gaan. Of misschien was je al een fan van thuiswerken en wil je straks juist niet terug naar de oude situatie. Hoe je er ook in staat, het is goed om na te denken wat je in deze periode leert. Over je eigen werkvoorkeuren, of je nieuwe routines straks ook nuttig zijn in de kantoorsituatie en wat je zeker wilt meenemen uit deze tijd. Heb je zelf goede tips om beter met het thuiswerken om te gaan? Let me know, ik weet zeker dat het altijd leuker en beter kan!




197 keer bekeken
 
 

©2020 door She Moves Mountains.