• Erleyne Brookman

Vertrouw jij op je systeem?

Bijgewerkt op: sep 3

In bijna al mijn coachingssessies komt het onderwerp vanzelf naar boven. 'Ik word overstelpt door email', 'Door alle vergaderingen kom ik niet meer toe aan mijn eigen werk', 'Aan het eind van de dag ben ik heel druk geweest, maar ik heb niet gedaan wat ik eigenlijk van plan was.' In onze werkomgeving verliezen we al snel het gevoel van controle over onze eigen tijd en energie. De grote boosdoener: je laat externe prikkels je werkdag bepalen en niet je eigen systeem en routines.


Dit is geen zweverige blog over hoe je vooral moet doen wat goed voelt, grenzen moet stellen en mindful moet werken. Hoewel het je misschien verbaast hoeveel ik geloof in die dingen, weet ik ook dat productief blijven in de moderne werkomgeving niet alleen vraagt om een positieve mindset of het gevoel hebben dat je nuttig bent. We moeten ons beseffen dat ons werk veranderd is, maar ons systeem nog niet. En dat we tijd en ruimte nodig hebben om nieuwe effectieve systemen en routines te bouwen voor onszelf.


Wat als je leven er vanaf hing?

Oeps, e-mail vergeten te beantwoorden. Onvoorbereid bij een vergadering zijn, omdat je geen tijd had om de stukken door te lopen. Op het laatste moment nog even een bom gooien tijdens de rondvraag van je wekelijkse teamoverleg. Komt dat je bekend voor?


Wat als je leven van je werk afhing? Als een vergeten e-mail jou of een ander in groot gevaar bracht? Hoe zag je werkdag er dan uit? Mensen die de hele dag op kantoor werken en kenniswerk doen, vergeten als snel dat er beroepen zijn waar die vraag elke dag, elk uur of elke minuut aan de orde is. Net als bij het bergbeklimmen. 1 fout kan mezelf of een ander het leven kosten.


Daarom vallen we terug op een systeem en routines: handelingen voer ik in de bergen met veel zorgvuldigheid uit volgens een vast patroon. Dat heeft twee effecten: ten eerste zorgt het ervoor dat de kwaliteit gegarandeerd is. Ten tweede maakt het denkruimte vrij om bezig te zijn met waar het echt om gaat. De complexe uitdagingen die elke klim anders zijn: of het nu gaat om hoe het weer zich ontwikkelt tijdens een lange tocht of hoe we een technische klim het veiligst passeren. Bedenk eens wat er gebeurt als ik dan ook nog moet nadenken of de knoop die ik in mijn touw leg wel stevig genoeg is om mijn lichaamsgewicht te houden......


rotsklimmen touw klimgebied
40 meter boven de grond wil ik me geen zorgen maken over mijn knopen

Steek energie in je systeem: je krijgt het vanzelf terug

Voor het bergbeklimmen is het logisch dat ik veel tijd steek in het uitdenken van systemen en routines om kwaliteit en veiligheid te garanderen. Terug naar je eigen werk: hoeveel tijd en energie steek jij in je systeem? Of had je daar nog niet over nagedacht?


Als je eerlijk kijkt, zie je vanzelf dat ook in jouw werk een groot deel herhaling zit van ongeveer dezelfde handelingen en taken. Mijn werkdagen zijn elke dag anders, net als elke beklimming van een berg anders is. Maar de basishandelingen zijn altijd hetzelfde. In het werk: e-mails beantwoorden, vergaderingen voorbereiden en voorzitten, gesprekken voeren met collega's, klanten en leveranciers. In het bergbeklimmen: routes uitzetten, spullen verzamelen en inpakken, eten en water berekenen en klaarleggen. Als we op pad zijn honderden kleinere handelingen die ons plezierig en vooral veilig de route doorhelpen.


Het zijn de dingen waar je niet meer over na hoeft te denken die er voor zorgen dat je plezier kan hebben met de zaken waar je wel over na wil denken. En dat betekent dat die basishandelingen zo makkelijk moeten gaan, dat ze je energie besparen in plaats van kosten.


Ruim je beslissingen op!

Want wist je dat we gemiddeld zo'n 40.000 beslissingen per dag maken? Ja, dat lees je goed. Gelukkig gaan de meeste beslissingen onbewust: of moest je toen je vanochtend uit bed stapte actief nadenken over de vraag of je wel op de vloer kon staan? Ik denk het niet. Je weet inmiddels dat de vloer jou kan dragen, dus de beslissing om er op te gaan staan, die neem je onbewust. Onbewuste beslissingen kosten weinig energie: ze gaan bijna als vanzelf. Maar hoe weet je welke beslissingen dat zijn?


Dat kan door heel bewust na te denken over welke beslissingen voor jou belangrijk zijn. En op welke moment onverwachte omstandigheden zorgen dat je al je focus nodig hebt. Stel je eens voor dat je tijdens een bergbeklimming overvallen wordt door slecht weer. Dan wil je al je focus houden op het besluit wat je moet doen: omkeren of doorgaan? Schuilen onder een rotsblok of graaf je liever een sneeuwhol, waardoor je wel wat langer onbeschut bent?


Dingen waar je niet over wil nadenken zijn vragen als of je je regenjas en handschoenen wel hebt ingepakt. En waar je die gestopt hebt in je rugzak. Je zorgt dat je voor vertrek zeker weet dat je ze meeneemt en dat ze altijd op dezelfde plek ingepakt zijn. Op het moment dat je ze nodig hebt, pak je ze zonder na te denken.


Sneeuwveld stijgijzers crampons rope alpine climbing mountaineers
Waar wil je over nadenken als de klok tikt en je in gevaar bent?

Zo kan je ook je werk organiseren. Welke zaken moet je elke dag opnieuw besluiten? Hoe belangrijk zijn die beslissingen? Is het een kernonderdeel van je werk, of is het eigenlijk ruis dat je accepteert? Start eens met je mailbox: welke mails krijg je elke dag of misschien een paar keer per week. Bedenk een manier om daar op een vaste manier mee om te gaan. Als het vragen naar de bekende weg zijn, helpt het waarschijnlijk om informatie op een centrale plek te zetten. Gaat het om reminders van werk dat je nog aan iemand op moet leveren. Spreek in het vervolg duidelijk af wanneer zaken af zijn en wat jij zelf doet als je een deadline niet haalt. Het zijn maar een paar voorbeelden, je weet zelf het beste hoe jouw werk eruit ziet.


Een systeem maakt ruimte voor creativiteit

Als ik coach of ik een lezing geef, raak ik altijd dit onderwerp. Omdat we onderschatten wat de impact van een systeem is op ons kenniswerk. En omdat ik veel te veel mensen zie worstelen met de toenemende stroom aan taken en informatie die op ze afkomt. Vaste prik is de reactie: zo'n systeem is vast killing voor je creativiteit.


Ik kom uit een kunstenaarsfamilie en ik weet hoe de mooiste werken ontstaan uit complete chaos. Maar ik weet ook dat inspiratie een lastig te temmen monster is: je weet niet wanneer het komt en het laat je in de steek voor je het weet. Niet voor niks zei Picasso: 'Inspiratie is voor amateurs'. In ons werk is meestal geen ruimte om te wachten op inspiratie: ons bedrijf en onze processen moeten door. Dus zit er maar 1 ding op: zo veel mogelijk ruimte creëren om ons te focussen op de zaken die belangrijk zijn en die ons denkvermogen nodig hebben.

Hangmat voeten bergen balkon
Nadenken in een hangmat leidt niet altijd tot de beste ideeën

Juist door je werk voorspelbaar te maken, maak je die ruimte. De illusie dat we altijd de mogelijkheid hebben om in alle rust tot de allerbeste oplossing te komen, terwijl we de rest van onze verantwoordelijkheden negeren, die heb ik al lang achter me gelaten. En die zou je ook los moeten laten: ik ken zulke bedrijven niet. Nog even los van de vraag of in je hangmat filosoferen altijd tot de mooiste ideeën leidt. Een systeem dat je in staat stelt je energie en focus in te zetten op de onderwerpen die voor jou en de voortgang van jouw werk belangrijk zijn, gaat je enorm helpen. Dus begin er vandaag nog mee!

75 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven